Soluzione

Automazione Documentale con Intelligenza Artificiale

Trasforma email, PDF e documenti non strutturati in dati utilizzabili dai tuoi sistemi aziendali.

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Documento PDF
Estrazione AI
Validazione
Dati strutturati
ERP / CRM / database

Quali documenti possiamo elaborare

Lavoriamo con i documenti che entrano ogni giorno in amministrazione, ufficio acquisti, logistica e customer service, in formato PDF, immagine o allegato email.

Fatture
Ordini
DDT
Moduli
Richieste clienti
Documentazione
Contratti
PDF

Quando l'automazione documentale ha senso

Non tutti i flussi documentali meritano un'automazione. Il progetto ha senso quando si verificano almeno alcune di queste condizioni:

Arrivano molti documenti simili tra loro, ogni giorno o ogni settimana.
Qualcuno deve ricopiare a mano i dati in un gestionale o in un foglio di calcolo.
Esistono regole abbastanza definite per stabilire cosa è corretto e cosa no.
Gli errori di inserimento hanno un costo: riconsegne, note di credito, solleciti.
È disponibile un sistema di destinazione, come ERP, CRM o database, in cui far arrivare i dati.

Due esempi in pratica

Fattura → Estrazione dati

Input: Fatture ricevute in formato PDF o immagine, in arrivo via email o caricate in una cartella condivisa.
Elaborazione: L'AI estrae fornitore, numero, data, righe, imponibile, IVA e totale, e verifica la coerenza tra righe e totali.
Output: Dati strutturati pronti per la registrazione contabile o per il confronto con l'ordine d'acquisto corrispondente.
Controllo umano: L'amministrazione approva le fatture che non trovano un ordine associato o che presentano differenze rispetto al previsto.

Ordine cliente → Validazione

Input: Ordini in arrivo da email, portale o modulo, prima che vengano confermati al cliente.
Elaborazione: L'AI controlla disponibilità, condizioni commerciali, indirizzi e coerenza con gli ordini precedenti dello stesso cliente.
Output: Un ordine validato e pronto per la conferma, oppure una segnalazione con il motivo per cui va rivisto.
Controllo umano: Le anomalie segnalate vengono gestite da una persona, che decide se correggere l'ordine o contattare il cliente.

Affidabilità e controllo

La qualità dell'estrazione dipende dalla variabilità dei documenti: un modulo sempre uguale è più semplice di cento layout diversi di fornitori. Per questo ogni flusso prevede regole di validazione, come il confronto tra righe e totali o con l'ordine d'acquisto, e una revisione umana per i documenti con bassa confidenza o campi mancanti. Nessun sistema è infallibile: il processo è progettato perché gli errori vengano intercettati prima di entrare nel gestionale.

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